Logiciel RH EHPAD : comparez les éditeurs sur un remplacement, jusqu’à la paie
Un remplacement de nuit doit pouvoir être planifié, contrôlé puis intégré à la paie sans ressaisie inutile. C’est sur cette chaîne qu’un logiciel RH pour EHPAD doit faire ses preuves. Pour choisir entre Fortify, Berger-Levrault, Arche mc2 ou Harmony, commencez par votre difficulté principale : planning instable, paie complexe ou dossiers salariés dispersés. Comparez ensuite les solutions sur vos propres situations de travail, plutôt que sur leur seule liste de modules.
Définir le périmètre avant de comparer les éditeurs
Un logiciel de planning organise les présences et les affectations. La GTA, gestion des temps et des activités, rapproche les horaires prévus, les heures réalisées et les compteurs. Le logiciel de paie calcule les rémunérations et produit les déclarations. Enfin, le SIRH, système d’information des ressources humaines, peut réunir ces fonctions avec les contrats, les congés, la formation et le dossier du personnel.
Ces périmètres ne sont pas interchangeables. Un EHPAD indépendant disposant d’une paie fiable peut privilégier un planning connecté à son outil existant. Une association gestionnaire de plusieurs établissements cherchera plutôt à harmoniser les règles, les droits d’accès et le pilotage de la masse salariale.
Avant les consultations, formalisez les exigences réellement bloquantes :
- Votre statut, les conventions applicables et les accords locaux.
- Les roulements en 3x8, nuits, week-ends, astreintes et temps partiels.
- Le volume de CDD, de remplacements et de contrats simultanés.
- Les interfaces nécessaires avec la paie, la comptabilité et, si pertinent, le dossier usager informatisé.
- Les utilisateurs concernés : direction, cadre de santé, gestionnaire paie et salariés.
Le portail salarié mérite aussi un test concret sur mobile : consulter son planning, demander une absence et retrouver un document doivent rester simples. Vérifiez également les alertes sur les périodes d’essai, titres de travail, habilitations et visites médicales, ainsi que le suivi des formations.
Quels éditeurs mettre en concurrence pour votre EHPAD ?
Les offres suivantes constituent des pistes de consultation, mais ne couvrent pas nécessairement le même périmètre. Un module spécialisé ne se compare pas directement à une suite RH complète. Les fonctions, interfaces et engagements doivent être confirmés dans la proposition commerciale.
| Offre | Point d’entrée pour la comparaison | Vérifications prioritaires |
|---|---|---|
| Fortify / Teams RH | Paie, RH et planning pour la santé et le médico-social ; accompagnement SIRH. | Paramétrage conventionnel, périmètre des modules et responsabilité des interfaces. |
| Berger-Levrault / e.magnus RH ESMS | Solution RH ciblant les établissements sociaux et médico-sociaux. | Couverture de votre statut, fonctions incluses, planning et échanges avec vos outils. |
| Arche mc2 / InPlan | Roulements, contrôle des heures, badgeuse, remplacements et transfert des variables. | Connexion à la paie, règles de contrôle et conditions du déploiement annoncé. |
| Harmony | Offre à examiner dans votre consultation de solutions pour EHPAD. | Périmètre RH exact, démonstration métier, interopérabilité et accompagnement. |
Arche mc2 met en avant plus de 20 ans d’expertise et 1 500 utilisateurs paie et planning. Pour InPlan, l’éditeur annonce un déploiement en 2 jours, un planning créé en 2 heures et une badgeuse installée en quelques minutes. Faites préciser les prérequis : une installation rapide ne signifie pas que la reprise des historiques, les interfaces et la validation de toutes vos règles sont terminées.
Demandez à chaque prestataire une référence d’établissement comparable au vôtre. Un retour d’expérience sur la clôture de paie, l’assistance et les changements de planning sera plus éclairant qu’une démonstration limitée aux écrans d’accueil.
Tester la chaîne planning, remplacement et paie
Partir d’une absence de dernière minute
Soumettez le même scénario à tous les candidats : une aide-soignante prévue de nuit est absente, un remplacement est nécessaire et plusieurs salariés sont disponibles. Le logiciel doit permettre de vérifier les qualifications, les compteurs, les repos applicables et les affectations sur d’autres services ou sites. Une assistance par IA, proposée notamment dans InPlan pour les remplacements, ne dispense pas de contrôler ces critères.
Demandez ensuite de modifier l’horaire réellement effectué. Observez le traitement des anomalies de badgeage, la validation par le cadre et le transfert automatique des éléments variables vers la paie. Qui peut corriger une donnée ? Quelle trace reste-t-il ? Que se passe-t-il si la période est déjà clôturée ?
Testez surtout la boucle de correction : une heure modifiée après validation ne doit ni disparaître ni être payée deux fois. Faites suivre cette correction depuis le pointage jusqu’au bulletin, puis vérifiez le retour d’information au gestionnaire. Cette traçabilité révèle la solidité de l’interface bien mieux qu’un simple export réussi.
Contrôler les règles de paie de votre établissement
La CCN 51, associée à la FEHAP, la CCN 66, la fonction publique hospitalière et les cadres du privé commercial ne sont pas des régimes interchangeables. Le paramétrage doit correspondre au statut réel de votre EHPAD, à ses accords et aux salariés concernés. Les primes Ségur doivent notamment être testées selon les conditions d’éligibilité applicables.
Teams RH présente un pré-paramétrage des CCN 51 et 66. Au-delà de cette base, faites démontrer l’ancienneté, les majorations, les rappels rétroactifs, les multi-contrats et les multi-bulletins. Pour la DSN, déclaration sociale nominative, vérifiez la génération, les contrôles et le traitement des retours, y compris lors d’échanges automatisés M2M.
Enfin, examinez les extractions nécessaires aux cadres EPRD et ERRD, états prévisionnel et réalisé des recettes et des dépenses. Préparer ces cadres suppose des données fiables et correctement ventilées, pas seulement un tableau de bord esthétique.
Comparer le coût complet et sécuriser le déploiement
Exiger un devis comparable et une recette formalisée
Sans devis détaillé, aucun montant sérieux ne peut être avancé. Demandez une présentation séparant abonnement ou licence, modules, interfaces, badgeuses, reprise des données, paramétrage, formation et support. Faites préciser l’unité facturée : salarié, bulletin, utilisateur ou établissement, ainsi que les coûts d’évolution et de réversibilité.
Le calendrier doit distinguer installation, migration, tests et mise en production. Prévoyez une vérification des compteurs repris et une comparaison des calculs de paie avant bascule. Identifiez un référent côté établissement et un responsable côté prestataire ; les critères d’acceptation doivent être écrits.
Sur la sécurité, vérifiez les habilitations par rôle, la journalisation, les sauvegardes, l’hébergement et les engagements RGPD. La certification HDS n’est pas automatiquement exigée pour tout logiciel RH : son applicabilité dépend des données et du cadre de traitement. Évitez d’importer des informations médicales inutiles dans le dossier administratif.
Mesurer les gains sans promettre une baisse automatique de l’absentéisme
Comparez avant et après le temps consacré aux plannings, les corrections de bulletins et les ressaisies. Ajoutez les coûts évités uniquement lorsqu’ils sont mesurables. Un outil peut rendre les week-ends mieux répartis et les changements plus visibles, mais il ne résout pas seul la pénurie de personnel ou les risques psychosociaux.
Pour votre prochaine demande de démo, transmettez un roulement anonymisé, un cas de remplacement et un exemple de variable de paie. Associez le cadre de santé et le gestionnaire paie à la séance, puis demandez un devis fondé sur ce périmètre validé. Vous comparerez ainsi des résultats vérifiables, plutôt que des promesses commerciales.